Moduł Comarch OPT!MA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych. Potrzeby firm w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od wielkości firmy jak i specyfiki jej działania. Tak więc, w zależności od firmy w module Comarch OPT!MA Serwis można:
- rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i "w toku"),
- harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie - w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
- rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
- bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę,
- w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu - będzie to widoczne w terminarzu operatora
Lista zleceń serwisowych
Moduł Comarch OPT!MA Serwis może współpracować z modułem Comarch OPT!MA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch OPT!MA Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch OPT!MA Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module Comarch OPT!MA Serwis. Dostępne są następujące zestawienia:
- analiza czynności wg serwisantów,
- wykonane czynności w zadanym okresie,
- najczęściej pobierane części,
- najczęściej wykonane czynności.
Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które ułatwiają filtrowanie listy i kontrolę realizacji zlecenia.
Formularz zlecenia składa się z pięciu zakładek:
- Ogólne - zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
- Czynności - na zakładce tej Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.
- Części - zawiera informacje o wykorzystanych częściach. Z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części.
- Atrybuty - zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
- Dokumenty - zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.
Formularz zlecenia
Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:
- niezależna - czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
- po wykonaniu poprzedniej - czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
- wg terminu - czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.
W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora.
Na potrzeby obsługi modułu Comarch OPT!MA Serwis należy utworzyć dedykowany magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. w firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne do budowy materiały). Pobierając części operator może zdecydować, które z nich mają być fakturowane, a które pozostają kosztem serwisowym i będą rozchodowane dokumentem wewnętrznym RW.
Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia.
Wartość zlecenia
Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo - magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:
- dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
- dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
- dokumentu FA/ PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności.
